Suivi de chantier : 10 Conseils pratiques pour une rentrée sereine

Si tu fais partie des professionnels de l’habitat avec la casquette “maîtrise d’oeuvre”, c’est-à-dire faire la gestion et le suivi d’un chantier pour tes clients, tu dois connaître cette période de l’été très dense : tout s’accélère en juillet car il faut être partout en même temps / en août, c’est l’occasion de décompresser en vacances, en même temps que les artisans / fin août, c’est la reprise, et ça repart sur les chapeaux de roues pour faire ce qui n’a pas pu être fait avant les congés, et gérer les urgences de la rentrée.

Autant dire… un casse-tête d’organisation ! 🤯😶‍🌫️

Entre les plannings qui changent, la communication avec les artisans et les clients, la gestion des délais de fabrication, c’est loin d’être une période simple… Il faut donc être organisé et préparé pour ça !

Dans ce nouvel article, je te donne 10 conseils pour savoir comment organiser ta rentrée, avec la reprise de suivi de chantier et la préparation des début de travaux de fin de l’année !

Faire le point sur les suivis de chantiers en cours

#1 • Revoir le planning de chantier avec les artisans

Dans un suivi de chantier, le planning, c’est le point le plus important ! Il est essentiel de le tenir à jour en permanence. Et pour cela, il faut faire des points réguliers, pour l’actualiser et voir si tout correspond.

Après le retour des congés d’été, il faut donc rapidement se replonger dans les plannings des chantiers en cours. La première chose à faire est de reprendre contact avec l’ensemble des artisans pour faire le point avec eux. Pourquoi ? Car il peut y avoir des chamboulements et une réorganisation du planning :

• des interventions qui n’ont pas pu se faire avant les congés, et qui passent prioritaires à la rentrée
• des retards de livraison de fournitures
• une équipe qui ne reprend pas au complet (restants de congés à prendre, arrêt, etc)
• …

Chaque artisan doit se replonger dans son propre planning. Mais il est important de communiquer avec eux pour pouvoir connaitre les potentiels changements, pour les croiser avec tes propres plannings.

#2 • Faire le point sur les travaux des clients

Sur certains chantiers, les clients se gardent quelques travaux à faire eux-mêmes. Si c’est le cas, planifier leurs interventions pendant les congés des artisans, c’est l’idéal pour optimiser le timing global du chantier !

Il faut donc reprendre contact avec les clients pour savoir s’ils ont pu faire les travaux prévus, et si tout s’est bien passé. S’ils n’ont pas pu gérer le timing prévu, il faut vite revoir ça avec eux ! Plusieurs solutions sont donc possible :

• ils se chargent toujours de faire les interventions convenues, mais sur leur temps personnel : ça sera plus long que prévu et donc avoir un impact sur le planning
• ils n’auront plus le temps de s’en occuper et préfèrent déléguer : il faut être très réactif pour demander un devis à un artisan et lui prévoir du temps d’exécution pour cela.

Dans tous les cas, il y aura un impact sur la fin de chantier, qui sera repoussée. Il faut savoir le communiquer clairement auprès des clients pour qu’ils en prennent conscience.

#3 • Mettre à jour le planning collectif

Une fois toutes ces informations recueillies, il faut pouvoir mettre à jour le planning collectif. Tu dois prendre en compte tous les paramètres pour faire en sorte que tout corresponde pour tout le monde.

Ensuite, il te suffit de le diffuser à tous les artisans et aux clients, en insistant sur l’importance de cette mise à jour.

Je parle de l’organisation et la gestion d’un projet client de A à Z dans cet article de blog “Les clés d’une bonne gestion de projet habitat”. Tu peux aller le découvrir, et également télécharger La checklist ultime pour la gestion efficace de tes projets ! Elle t’aidera à clarifier l’ensemble de tes projets clients, sur sa gestion globale, et non pas uniquement sur le suivi de chantier.

#4 • Prévoir une réunion de suivi de chantier avec tous les artisans

La réunion de chantier de la rentrée va être hyper importante ! Elle te permet à toi de te remettre dans le bain, mais cela va aussi aider les artisans et les clients à clarifier tout ça. Il est essentiel que tous les artisans soient présents à cette réunion de rentrée. Je dirais même que l’idéal, c’est que les clients soient présents aussi.

Cette réunion de chantier, c’est l’occasion de faire :

• le point sur le suivi de chantier
• le point sur le planning, et notamment de mettre en avant le planning actualisé
• le point sur les détails des choses à faire, des choix qui ont été faits, des coordinations entre chacun, etc

C’est presque comme la toute première réunion de chantier, juste avant l’ouverture de celui-ci. On refait le point sur TOUT !

#5 • Reprendre le rythme des visites de chantier hebdomadaires

Dans ton organisation à toi, c’est important de te remettre à jour aussi. Lors d’une reprise d’après congés, on se replonge dans son propre agenda, pour checker les RDVs, les tâches à effectuer, les projets à dessiner, etc. Et il est important de reprendre la planification des visites de chantier hebdomadaires !

Parfois, pendant l’été, elles sont un peu délaissées ou réorganisées, pour s’adapter à l’avancée du chantier, aux congés des artisans, et aux urgences à traiter. Pour cette rentrée, il faut donc reprendre les choses en main !

Prends ton agenda, et choisis un jour et un créneau horaire. Planifie-le sur les prochaines semaines, jusqu’à la dernière semaine prévue du chantier. Comme ça, tu es sûr(e) d’être disponible sur ce créneau, et ça garde le rythme pour les artisans.

#6 • Faire un compte-rendu détaillé

Pour pouvoir mettre à jour toutes les informations de ce chantier, le plus sûr, c’est le compte-rendu ! Un compte-rendu ultra détaillé, à cette étape de rentrée, c’est primordial ! Aide-toi de ce qui a été dit et vu pendant la réunion de chantier de reprise pour pouvoir le rédiger. Reprends également toutes tes notes et comptes-rendus précédents, pour faire des rappels sur des détails, des choix, des choses à faire.

Plus il sera détaillé, mieux ce sera !

Même si ça a été dit à l’oral pendant la réunion de chantier, il y a toujours une personne qui n’aura pas entendu ou pas retenu. Et c’est normal ! Il faut donc remettre ça noir sur blanc, pour faire un rappel à tout le monde, artisans et clients. Car oui, un compte-rendu, ça se diffuse et se partage autant aux artisans qu’aux clients 😉 !

Faire le point sur les suivis de chantiers futurs (fin de l’année)

La rentrée, c’est aussi l’occasion de faire le point sur son agenda et sur ses dossiers en cours. Si parmi ses dossiers, il y a des suivis de chantiers dont l’ouverture est programmée d’ici la fin de l’année, il est important de se replonger dedans dès maintenant ! Voici quelques conseils pour cela.

#7 • Contacter les fournisseurs

Entre le moment où les devis sont validés et l’ouverture du chantier, il y a toujours un délai. Ce qui est normal. Entre les délais de fabrications/commandes, le planning chargé des artisans sur plusieurs mois à l’avance, c’est une donnée à prendre en compte dans la gestion d’un projet de rénovation ou construction de l’habitat.

Pendant l’été, les fabricants ont aussi des congés. Les délais peuvent donc parfois s’allonger.

A la rentrée, il est donc important de faire un petit check de l’avancée de chaque dossier, notamment auprès des fournisseurs. Cela permet de pouvoir anticiper un éventuel retard, et de pouvoir tout de suite réorganiser le planning du chantier, avant même son démarrage.

#8 • Contacter les artisans

Contacter les fournisseurs c’est important. Mais contacter les artisans, c’est important aussi. Comme pour un suivi de chantier en cours, les artisans peuvent avoir un planning un peu chamboulé suite à la période de congés d’été. Pour anticiper le planning de travaux de la maison ou de l’appartement de tes clients, il faut donc faire le point régulièrement avec chaque artisan, pour savoir si les délais qu’il t’a annoncé sont toujours d’actualité.

Plus tôt tu détectes un retard, plus tôt tu le traites, plus tu gagneras en sérénité sur l’organisation de ton chantier. Tes clients seront moins déçus de devoir repousser leur déménagement (pour libérer de la place durant le chantier) plutôt que de devoir subir un retard dans des conditions de chantier (avec une cuisine ou une salle de bains démolie et non utilisable par exemple).

Il faut communiquer dans ce sens auprès de tes artisans et de tes clients.

#9 • Prévoir une pré-réunion de chantier

Lorsque le délais entre la validation des devis et le démarrage du chantier est important (plusieurs mois), il est important de prévoir une réunion de chantier avec tout le monde 2 à 4 semaines avant l’ouverture. Cela permet à tous de se remettre dans le dossier, de parler de détails, de valider les plannings.

Ca permet aussi aux clients de se préparer psychologiquement. Ils étaient à fond pendant plusieurs semaines avec tout le phase de conception et de chiffrage du dossier. Puis, stand by pendant plusieurs mois : leur enthousiasme redescend pour laisser place petit à petit au stress et à la crainte. Et c’est normal ! C’est le cycle émotionnel d’un projet de rénovation ou de construction. Il y a des vagues entre des sentiments positifs et négatifs, tout au long du dossier.

Le fait de faire cette réunion permet donc de rassurer les clients, de les remettre petit à petit dans une énergie positive pour la phase de travaux. Ils voient que la situation est gérée et anticipée. Et même s’il y a des aléas en cours de travaux, ils seront moins impactant que si tu donnes l’impression de revenir sur leur dossier comme un cheveu sur la soupe. Ils verront que tu garde le fil de leur projet, même dans des phases de sommeils de leur dossier.

#10 • Finaliser les choix et achats avec les clients

La rentrée et la reprise des dossiers, c’est aussi l’occasion de faire le point avec les clients. Notamment sur la partie des choix et des achats. Si tout n’a pas été fait avant, c’est l’occasion de s’y pencher, pour que tout soit géré et validé avant le début du chantier. Plus c’est anticipé, mieux c’est ! Pour toi, pour les clients et pour les artisans.

Cela évite de faire des choix dans la précipitation, de se tromper, d’être limité, et de courir partout en dernière minute 😅 !

Donc prends le temps, dans cette reprise de congés, de revoir ton organisation pour chacun de tes dossiers, pour gagner en sérénité. Pour toi, et pour tes clients. Ils seront d’autant plus satisfaits !

Pour gagner en organisation sur un projet de A à Z, n’oublies pas de télécharger “Les clés d’une bonne gestion de projet habitat”.

Pour aller plus loin…

Et si tu as besoin d’approfondir le sujet du suivi de chantier, de l’organisation d’un projet, de la communication avec tes clients ou les artisans, ou sur d’autres thèmes du métier d’architecte d’intérieur, décoratrice, agenceur, maître d’oeuvre, j’ai une bonne nouvelle pour toi ! Je parle de tout ça dans l’Atelier des Concepteurs de l’Habitat !

Tu y trouveras des formations sur l’ensemble de ces sujets, mais aussi des sessions de coachings de groupe, pour pouvoir aborder tes problématiques de métier ou de gestion de ton entreprise. Pour en savoir plus, cliques ici !

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