En discutant avec des confrères et consoeurs, je me suis rendue compte que plusieurs difficultés ou problématiques venant essentiellement d’une seule et même : une mauvaise gestion de projet client. Pourtant, c’est un élément essentiel pour gagner en efficacité et faire de ses clients, des clients satisfaits ! C’est bien ce que nous cherchons tous, n’est-ce pas ?
Avis à tous les concepteurs de l’habitat (architecte d’intérieur, décorateur / décoratrice, concepteur-agenceur, maître d’oeuvre…) ! Je t’invite (très fortement) à lire l’article ci-dessous, dans lequel tu trouveras des réponses à tes questions ⬇️
Les problématiques d’une mauvaise gestion de projet
Lorsqu’un projet n’est pas correctement géré, il y a de nombreux impacts qui en découlent. Nous allons voir ensemble certaines des difficultés que tu rencontres (peut-être).
L’oubli d’une ou de plusieurs étapes dans le suivi d’un projet
Parfois, lancé dans un projet et dans les échanges avec les clients, il est facile d’oublier une étape. Ou bien d’y penser plus tard, et donc de faire le projet dans le désordre.
Qui n’a pas déjà oublié de demander le budget à ses clients avant de partir du RDV où il est censé le demander ?
Qui n’a pas déjà oublié de prendre un truc hyper important en photos, car lancé en pleine conversation avec les clients, c’est passé aux oubliettes ?
Qui n’a pas déjà été influencé par ses clients qui insistaient pour aller faire les choix sanitaires plus tard que ce que l’on demandait, et qui finalement, ont eu un gros coup de cœur sur un élément qui ne tient pas dans la configuration de SDB dessinée, et qui insistent pour revoir les plans en conséquence… et que toi, tu te retrouves à refaire un boulot qui aurait pu être fait dès le départ ?
Bref.
On a tous connu une situation d’un oubli ou d’un désordre, dans les étapes d’un projet.
L’impression de réfléchir toujours aux mêmes choses
Même si tu as déjà une trame que tu suis pour chacun de tes projets, tu te laisses porter par l’idée que “chaque projet est différent” et donc que la façon de le gérer sera aussi différente.
Conséquence : tu suis vaguement cette fameuse trame mise en place. Mais sans la suivre à la lettre. Donc tu n’as rien acté noir sur blanc sur ton processus de gestion de projet.
A chaque nouvelle étape dans ton projet du moment, tu réfléchis de nouveau à “maintenant, qu’est-ce que je dois faire ? Qu’est-ce que j’aurais pu oublier ? Que dois-je proposer ?”
Tu te créés toi-même un surmenage ! 🤯
C’est quand même dommage…
Car croire que chaque projet est différent, c’est FAUX !
Chaque projet, même s’il est différent, a besoin de suivre une trame précise et complète, dans un ordre précis.
Les avis clients pas toujours très satisfaisants
Entre les oublis et les tracas dûs à un désordre dans la gestion du projet, les conséquences pour le client peuvent être nombreuses : retard, erreur, sentiment d’absence, regret…
Et tout cela amène vers une satisfaction du client pas joli joli…
Parfois, cette mauvaise gestion peut impacter la qualité en elle-même du projet. Et là, c’est pire ! Le client aura l’impression d’avoir payé dans le vide. Il voulait être accompagné, aidé, guidé. Mais il n’est pas satisfait, ni du rendu final du projet, ni de sa gestion, et par conséquent, de toi – professionnel de la conception.
Personne n’y gagne…
En revanche, si tu avais une bonne gestion de projet, tu pourrais gagner en satisfaction client ! Je t’explique pourquoi.
Comment la bonne gestion de projet client peut t’aider ?
Avoir une bonne gestion, c’est aussi bénéfique pour toi que pour tes clients. C’est quand même plus sympa, non ?! 😊
Gagner en efficacité grâce à une méthodologie claire et structurée
Si tu mets en place une trame de gestion complète, claire, détaillée et structurée, ton premier bénéfice : tu gagneras en efficacité !
Tu n’auras plus de temps à perdre à réfléchir. Tu n’auras qu’à regarder ta trame, voir où tu en es rendu(e), pour passer à l’étape suivante.
Bien évidemment, pour que cela fonctionne, il faut mettre en application 😉 ! C’est bien beau d’avoir la liste sous la main ou sur un coin du bureau. Mais si elle n’est pas consultée et mise à jour au fur-et-à-mesure de l’avancée du projet, elle ne te servira pas à grand chose…
Tu dois donc l’avoir en PERMANENCE avec ton dossier client, pour la consulter de façon rapide.
Je te conseille même de la regarder lors de tes RDVs clients. Ca pourrait t’aider à ne pas oublier d’éléments en partant du RDV, ou bien de reclarifier avec eux l’avancée de la prestation “nous avons terminé telle étape, nous allons donc passé à telle étape”.
Tu gagneras ainsi en crédibilité face à tes clients, qui verront que tu es organisé(e) et méthodique. C’est toujours plus apprécié, même d’un point de vue inconscient, par les clients. Ca les rassureront et ils se laisseront beaucoup plus guider par toi. La confiance sera ancrée.
Garantir des projets complets et bien gérés de bout en bout
Avoir cette trame bien définie, c’est aussi un atout avant même de commencer un projet. En sachant exactement de quelle manière tu vas procéder, ça te permettra d’expliquer dès le premier contact avec tes prospects comment va se dérouler la prestation.
Ca aidera aussi à poser les conditions du contrat : qu’est-ce qui sera effectué et pris en charge par la prestation ? Pour pouvoir éliminer ce qui n’en fera pas partie (ou sur option supplémentaire).
J’ai très souvent entendu des retours de confrères ou de consoeurs me dire “Mes clients m’ont demandé de faire ça. Mais ce n’est pas dans ma prestation. Ils n’ont pas très bien apprécié que je leur dise que je ne le ferais pas, ou que je peux le faire mais moyennant un supplément de prestation.”
Finalement, ce malentendu avec les clients, il ne devrait jamais exister. Les conditions devraient être claires et écrites noir sur blanc, avant même de confirmer un début de prestation. Chacun à ses obligations, que ce soit le professionnel ou les clients. Plus c’est détaillé, mieux c’est pour tout le monde ! 🙂
Transformer plus facilement les prospects en clients satisfaits
Comme je le disais, plus c’est détaillé, mieux c’est. Il n’y a pas de surprise pour le client. Etant donné qu’il a pris connaissance et accepté la trame de ton fonctionnement de ta prestation, il n’attend plus qu’une chose : avoir une conception qui lui plaise ! Et ça c’est ta partie 😉
Tu n’as plus qu’à le faire rêver, avec un projet qui lui correspond totalement, selon ses habitudes et à son image. Si la conception lui plait, c’est gagné ! Ca fait de lui un client satisfait de ton travail de A à Z : que ce soit d’un point de vue accompagner/gestion, mais aussi (et surtout) de ta proposition de projet pour son habitat.
La transition d’un prospect en clients satisfaits sera beaucoup plus fluide et plus simplifiée à partir du moment où tout est clair, dès le début, sur le contenu de la prestation, sa compréhension, sa validation (par le client) et son application (par toi).
Les différentes étapes de la trame à suivre pour la gestion de projet d’habitat
Tu l’auras compris, avoir une bonne organisation de sa gestion de projet, c’est primordial pour obtenir des clients satisfaits ! Mais ça l’a aussi pour te permettre de gagner en efficacité, en rapidité, dans l’exécution de tes tâches. Pour t’aider, voici les grandes lignes d’un suivi de projet :
De prospect à client : préparer la bonne gestion de projet
Dès le 1er contact avec le prospect (potentiel futur client), il faut que tu sois clair(e) et organisé(e) dans ton discours. Tu dois savoir quoi lui dire, quoi lui répondre.
Pense également à noter et répertorier tous vos échanges, dès le départ :
- le premier contact à quelle date, de quelle manière ?
- les coordonnées complètes (dès le début)
- l’envoi d’un mail pour “ça ça ça”
- …
Plus tu détailles, plus tu te souviendras, mieux ce sera pour toi, car tu ne perdras pas de temps à reposer plusieurs fois la même question (surtout lorsque les échanges sont espacés dans le temps).
Et mieux ça sera aussi pour le client car il aura une sensation d’être “privilégié”, de se sentir important à tes yeux, même s’il n’y a eu que quelques brefs échanges entre vous. Ca lui montrera dès le début ton professionnalisme et ton organisation dans la gestion de tes projets.
Avant-projet : les bases du projet de conception client
Selon ta façon de procéder, il peut y avoir plusieurs sous-étapes dans cette deuxième étape de projet. Par exemple, cela peut être :
- le relevé de mesures
- établir le cahier de charges
- définir les besoins administratifs
- réalisation le plan existant
- …
En fait, c’est tout la partie “fondation” de ton projet client. C’est important pour toi pour ne rien oublier. Et chacune de ces sous-étapes ont besoin, elles aussi, d’être structurées dans la méthodologie et la façon de faire.
Avoir des listes à suivre pour chacune de ces sous-étapes peuvent même être très bénéfiques (si ce n’est, presque indispensables je dirais) !
Conception : ce que le client attend généralement le plus !
Pouvoir voir son projet ! 🤩 Enfin, en dessin, dans un premier temps 😅 les travaux ça sera pour plus tard !
C’est une étape importante pour toi, car il ne faut rien oublier dans la conception du projet de tes clients, et en même temps, ne rien oublier dans l’exécution des pièces graphiques.
Que ce soit,
- les recherches d’idées,
- les plans,
- les coupes,
- le choix des matériaux,
- …
C’est l’étape avec l’effet “wahou”, donc il serait dommage de la gâcher à cause d’une mauvaise gestion… 😉
Organisation du projet : planification pour une bonne gestion de projet
Une fois le projet validé, il faut s’attaquer à la suite. Selon les métiers de la conception, ou bien des prestations proposées, cette étape et les suivantes peuvent varier ou être inexistantes. C’est là que l’on voit qu’il est important de faire en fonction de SON mode de fonctionnement, et que plus on clarifie ça, mieux c’est.
Ici, il est temps de voir tout ce qui est : détails des travaux à exécuter, contacter les artisans, faire un planning prévisionnel, etc.
C’est aussi à cette étape qu’il faut déposer les documents administratifs à la mairie (demande préalable, permis de construire, etc) s’il y a lieu. Il est d’ailleurs important d’avoir une liste précise de tous les éléments à faire et fournir pour ce type de dossier, pour ne rien oublier !
Suivi de projet/chantier : on prépare pour bien gérer !
S’il y a besoin de passer des commandes, de gérer des délais, de détailler le planning, c’est ici que ça se passe.
Encore une fois, selon son métier et la prestation vendue, les tâches à effectuer seront différentes. Mais l’ordre chronologique, au sein même de cette étape, est TRÈS important ! Si tu mets dans ta liste qu’il faut passer des commandes, alors que ton chantier débute dans 8 jours, il se peut qu’il y ai vite un soucis…
C’est souvent l’étape la plus longue dans le temps (notamment avec les délais d’approvisionnements à rallonge depuis Mr Covid 🦠) sans forcément être la plus longue en terme d’exécution.
Mais c’est une phase où l’on peut vite “oublier” l’existence de ce projet, pendant que d’autres projets sont passés prioritaires.
C’est pour ça qu’il est important d’avoir un suivi très régulier de l’ensemble de ses projets clients en cours, pour savoir quel projet est rendu à quelle étape, et à quelle moment faire telle ou telle chose pour ce projet.
Clôture du projet/chantier : exécution et réception 🍾
Le chantier se passe.
Les échanges entre clients, artisans, prestataires, etc, se font en totale transparence et simplicité. Pourquoi ? Car tout est suivi, tout est organisé, tout est noté, tout est transmis. Une bonne gestion de projet, à cette étape, passe par une parfaite communication entre tous les interlocuteurs.
Il n’y aura plus qu’à sortir le champagne 🍾 pour la réception de chantier.
D’un chantier nickel, puisque tout aura été géré et suivi d’une main de maître 🤪 !
Besoin d’une trame à suivre ?
Voilà, maintenant tu connais tous mes secrets d’une bonne gestion de projet pour tes clients 🙂 ! Pourtant tu as l’impression qu’il te manque quelque chose ?
Ah oui, j’ai oublié 🤪 !
Peut-être qu’une trame écrite, en format checkliste, pourrait t’aider pour mettre en application tout ça ?!
J’ai ce qu’il te faut : La checklist ultime pour la gestion efficace de vos projets
Il te suffit de télécharger et d’imprimer les feuilles de gestion projets, de les ajuster selon tes besoins, et hop ! Plus cas !
Tu pourras alors gagner :
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- en confiance face à tes clients
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