En tant qu’architecte d’intérieur, jongler avec les aspects créatifs et opérationnels est une danse délicate. Comment faire pour passer le temps nécessaire pour les projets clients (et donc du temps facturé), tout en conservant du temps suffisant pour travailler sur les bases de notre activité = notre entreprise ? Il ne faut surtout pas négliger cette partie-là… qui permettra d’avoir constamment des prospects et des clients (et donc du temps facturable !). Comment gérer cela ? C’est là qu’intervient le planning, mais aussi le rétro-planning, deux outils puissants qui peuvent faire la différence entre un projet réussi et des défis inattendus.
Gestion des Projets clients
Vision claire du planning d’un projet
Un rétro-planning détaillé aide à définir une vision claire du projet dès le début. Cela signifie comprendre les attentes du client, les délais à respecter et les jalons critiques. Mais avant même de poser des dates sur le rétro-planning de ton projet clients, tu dois d’abord savoir par quelles étapes tu dois passer pour réaliser son projet, et quelles tâches tu dois effectuer pour chacune de ces étapes.
C’est ce qui s’appelle un process.
Un process représente une méthode systématique pour effectuer un travail ou accomplir une tâche particulière. Il implique souvent une séquence d’actions, chaque action contribuant à la réalisation d’un objectif global.
Nous avons tous un process différent, malgré le fait d’avoir le même métier. C’est pour ça qu’il est important de le définir et de le poser clairement par écrit.
Ca peut être, pour une visite conseil par exemple (une fois que le devis est validé et le RDV fixé) :
1. le RDV : avoir les échanges avec les clients, définir les choix, prendre des photos, prendre quelques mesures (si nécessaire), récupérer le règlement.
2. le compte-rendu : créer un fichier de présentation pour ces clients, importer les photos prises, ajouter dans la présentation les références sélectionnées, noter les descriptifs et indications, faire un plan rapide à l’échelle en papier (si nécessaire) le scanner et l’ajouter dans la présentation avec annotations, exporter le dossier en PDF.
3. la facturation : ouvrir le logiciel de compta, transformer le devis en facture, valider le règlement (si chèque, sinon attendre la réception du virement), exporter la facture en PDF.
4. l’envoi : ouvrir le modèle de mail pré-enregistré, modifier quelques données, ajouter le dossier PDF en pièce jointe, ajouter la facture PDF en pièce jointe, (si nécessaire) ajouter le plan PDF à l’échelle en pièce jointe, envoyer le mail.
Le process est donc découpé en 4 étapes, dont chaque étape a des tâches précises.
Si pour chaque prestation tu crées un process, ça te permettra d’y voir beaucoup plus clair, d’être plus efficace dans l’exécution de tes projets, et surtout, plus réaliste dans la planification de tes journées !
Anticipation des délais
Une fois que tes process sont définis et mis en place, il est important de pouvoir évaluer la durée approximative de chaque tâche ou de chaque étape.
Quel est l’intérêt ? De t’éviter de planifier une journée impossible à réaliser !!
Ca ne t’es jamais arrivé de finir ta journée avec uniquement 2 tâches terminées sur les 10 que tu avais noté 😨🙈 ?!
Certes, tu as peut-être eu des imprévus. Mais c’est certainement aussi que tu as mal évalué le temps à passer et que, dans tous les cas, il était impossible de pouvoir tout faire !!
Si je reprends mon exemple du process pour la visite conseil.
Admettons que je me suis fixée (par rapport à mon tarif de prestation et mon taux horaire facturable) : étape 1 = 2h00 ; étape 2 = 1h45 max (idéalement, inclure le temps de route bureau-domicile dans cette durée) ; étape 3 = 5min ; étape 4 = 5min.
Au total (j’arrondis) de 4h00 de temps facturable.
Et dans mon agenda, j’ai bloqué plusieurs créneaux : 2h00 de RDVs chez les clients, le temps de route, 2h00 (moins le temps de route) de back-office pour les étapes 2-3-4.
D’une part, ça permet de pointer si le temps facturable est juste. Mais aussi d’avoir des blocs de temps assez précis dans l’agenda, pour se tenir au mieux aux durées, pour rester rentable.
Vue globale de l’ensemble des plannings projets clients
Un rétro-planning sert à obtenir une vision de la durée globale d’un projet, mais surtout, de voir comment l’ensemble des projets clients en cours s’entre-croisent sur une vision long terme.
C’est important de savoir où on en est sur l’avancée de chaque projet client. A quelle étape du processus nous sommes rendus.
Pourquoi ? Pour savoir s’il est possible ou non d’accepter de nouveaux dossiers, et sous quel délais ! C’est bien sympa d’accepter chaque nouvelle demande. Mais si c’est pour toutes les accepter en même temps, en promettant un rendu sous 15 jours, autant dire que tu te tires une balle dans le pieds direct !
En revanche, si dès le premier contact, tu es capable de dire “j’ai actuellement X semaines de délais avant un premier RDV” ou bien “si on commence à travailler ensemble dans 15 jours, au vue de l’ampleur des projets que j’ai actuellement, je pourrais vous présenter le projet à telle période”.
Ca permet de te donner une crédibilité, car tu montres que tu maîtrises ton planning. Ca informe (et potentiellement rassure) le client sur ce à quoi il doit s’attendre. Et ça te permet de poser tout de suite un cadre si toutefois le client est un peu insistant sur le souhait d’un projet assez rapide.
Le fait de faire cette vue globale, te permet aussi de mieux répartir les dossiers, et d’éviter les grosses périodes de rush. Mais surtout ! Ca te permet de pouvoir garder des créneaux libres pour travailler sur ton business (et non pour tes clients). On voit pourquoi juste après.
Gestion de l’entreprise et du business
Marketing, administratif, finances, formations…
Le rétro-planning ne doit pas être limité aux projets individuels, mais doit s’étendre à la gestion globale de ton entreprise. Une entreprise, c’est s’occuper de : la partie marketing, la stratégie commerciale, tout l’administratif, la gestion des finances, le perfectionnement via des formations, des objectifs pour une vision globale…
Etre entrepreneur, c’est être multi-casquettes. Il faut donc prendre du temps aussi pour gérer toutes les autres casquettes, non liées directement aux projets clients.
Les délaisser, c’est foncer droit dans le mur. Il faut donc planifier dans son agenda des journées, demi-journées, ou blocs d’une heure, pour pouvoir faire des tâches liées à l’entreprenariat.
Dans ces tâches, il y a des choses assez récurrentes. Elles sont facilement planifiables.
Mais il y a des choses plus complexes : des projets ou objectifs, pour son business. Dans ce cas, il faut avoir une vision sur du moyen terme (trimestre) pour définir un ou deux (maximum trois) objectifs importants pour le prochain trimestre. Comme par exemple, créer son site internet, trouver une prévoyance santé, trouver des partenaires artisans pour mettre en place une prestation de suivi de chantier, etc.
En parallèle du rétro-planning des projets clients, il est important de notifier et de planifier ces objectifs, pour les inclure dans le planning global.
Planification financière
Pour un architecte d’intérieur, la gestion de l’entreprise ne se limite pas à la créativité. Un rétro-planning financier t’aide à prévoir les périodes de charges et de décharges, à anticiper les coûts et à maintenir une santé financière stable. Avant chaque bilan comptable, il est important de faire un point de la situation passée, et de prévoir l’année à suivre.
Ca te permet d’avoir une approche de tes projets avec un autre point de vue. Et de voir s’il est nécessaire ou non d’ajuster tes tarifications.
Le plus judicieux est de mettre un parallèle entre ton chiffre d’affaire et le nombre de prestations, par prestations. Par rapport au temps passé et aux quantitatifs relevés, ça te mettra aussi d’avoir un oeil critique sur ton business : est-ce plus judicieux et plus rentable de faire ces prestations ou celles-ci ? Lesquelles fonctionnent le mieux ? Sur quelles durées ?
Évolution professionnelle
Enfin, un rétro-planning annuel peut inclure des objectifs de développement professionnel. Que ce soit des formations supplémentaires, l’expansion de ton équipe, ou l’exploration de nouvelles niches de marché, planifier ces éléments est essentiel pour la croissance continue.
En intégrant le rétro-planning dans tous les aspects de ton travail d’architecte d’intérieur, tu transforme la planification en un outil stratégique pour la réussite de chaque projet et le développement à long terme de ton entreprise.
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